Comment ajouter et utiliser un Formulaire de tâches

Par exemple, pour utiliser un Formulaire de tâches afin d'ajouter des tâches à un enregistrement de Restauration :

1. Ajouter un enregistrement dans le module Restauration.
2. Dans l'onglet Tâches, cliquer sur Ajouter Formulaire de tâches à côté de la table Tâches pour afficher la boîte Formulaires de tâches :

   

   Note: Si un Formulaire de tâche existe déjà pour la tâche requise, sélectionnez-le dans la liste.

3. Cliquer Nouveau.

   Le module Formulaires de tâches s'affiche :

   

   Note: Notez que le champ Module : (Identification de la tâche) est automatiquement complété avec econservation. Ceci indique le module auquel est joint ce Formulaire de tâches.

4. Dans le champ Nom : (Identification de la tâche), entrer un nom descriptif pour le Formulaire de Tâches.
5. Dans le champ Description : (Informations sur la tâche), entrer une description de la première tâche.
6. Dans le champ Assignée à : (Informations sur la tâche), joindre l'enregistrement de la Personne qui effectuera les Tâches de restauration.

   Note: Comme il s'agit d'une tâche régulière et permanente, il pourrait être intéressant de la rattacher à un enregistrement Personnes / Organisations Poste (par exemple, le conservateur de l'institution) plutôt qu'à un enregistrement Personnes / Organisations Personnes. Les gens vont et viennent. Le Poste reste (généralement) le même.

7. Dans le champ Assignée par : (Informations sur la tâche), joindre l'enregistrement de la personne qui a assigné les tâches de conservation.
8. Dans le champ Durée : (Ouverture), entrer le nombre de jours prévus pour la réalisation de la première tâche.
9. Dans le champ Avis de décalage : (Commencement), saisissez le nombre de jours avant qu'une Personne/Organisation soit notifiée par e-mail du début de la tâche.

   Note: Utilisez un nombre négatif pour être prévenu. Si aucun panneau n'est utilisé, la Personne/Organisation sera informée après le début d'une tâche.

10. Dans le champ Personne avisée : : (Commencement), joignez les enregistrements de toutes les Personnes / Organisations qui doivent recevoir une notification du début de la tâche.

    Pour ajouter une autre personne, cliquez sur l'astérisque (*) avant de cliquer sur Joindre .

11. Dans le champ Avis de décalage : (Clôture), saisissez le nombre de jours avant qu'une Personne/Organisation soit notifiée par e-mail de la fin de la tâche.

    Note: Utilisez un nombre négatif pour être prévenu. Si aucun panneau n'est utilisé, la Personne/Organisation sera informée après la fin d'une tâche.

12. Dans le champ Personne avisée : (Clôture), joignez les enregistrements de toutes les Personnes / Organisations qui doivent recevoir une notification de clôture de la tâche.

    Pour ajouter une autre personne, cliquez sur l'astérisque (*) avant de cliquer sur Joindre .

13. Pour ajouter une autre tâche dans le Formulaire de tâche, cliquez sur l'astérisque (*) sur la ligne suivante de la liste Tâches.

    Cela permettra d’effacer les détails spécifiques à la première tâche.

14. Dans le champ Description : (Informations sur la tâche), entrer une description de la deuxième tâche.
15. À l'exception du champ Déterminé par la tâche : (Ouverture), les champs peuvent être complétés de la même manière que précédemment.
16. Si la tâche 2 dépend de la réalisation de la tâche 1, dans le champ Déterminé par la tâche : (Ouverture), entrer 1.
17. Cliquez sur le bouton radio Fin si la tâche 2 dépend de la clôture de la tâche 1.

    Si la tâche 2 ne dépend que du commencement de la tâche 1, sélectionnez le bouton radio Début.

18. Dans le champ Offset : (Commencement), entrer le nombre de jours séparant le Début/la Fin de la tâche 1 et le commencement de la tâche 2.

    Si le bouton radio Fin a été sélectionné, c'est le nombre de jours entre la fin de la tâche 1 et le début de la tâche 2.

    Si le bouton radio Début a été sélectionné, c'est le nombre de jours entre le début de la tâche 1 et le début de la tâche 2.

19. Continuer à ajouter le nombre de tâches nécessaires.
20. Sauvegardez l'enregistrement et fermez le module Formulaires de tâches.

    Le nouveau Formulaire de tâches est ajouté à la Liste des formulaires de tâches.

21. Pour ajouter le Formulaire de tâche à l'enregistrement de la Restauration, sélectionnez-le et cliquez sur OK.

    Les tâches sont ajoutées à l'onglet Tâches du module Restauration.

22. Sélectionnez la première tâche dans la Liste des tâches et saisissez une date de commencement dans le champ Date : (Commencement).

    Note: Il est important d'effectuer cette étape afin de déterminer la chronologie des tâches.

23. Si vous apportez des changements à une des dates, sélectionnez Recalculer pour recalculer les dates des différentes tâches.
24. Sauvegarder l'enregistrement.

1. Ouvrir un module qui contient un onglet Tâches.
2. Dans l'onglet Tâches, cliquer sur Ajouter Formulaire de tâches à côté de la table Tâches pour afficher la boîte Formulaires de tâches :

   

3. Sélectionnez le formulaire de tâche approprié dans la liste et cliquez sur OK.

   Les tâches sont ajoutées à l'onglet Tâches.

4. Si ces tâches sont les premières à avoir été ajoutées à l'enregistrement, sélectionner la première tâche et taper une date de début dans le champ Date : (Ouverture).
5. Si nécessaire, cliquer pour recalculer les dates pour les tâches.
6. Sauvegarder l'enregistrement.